10 Regeln zur besseren Kommunikation per Email

Die Kommunkation per Email hat in den letzten Jahren eine schier grenzenlose
Verbreitung erlangt. Quer durch alle Gesellschaftsschichten und Generationen
wird der Informationsaustausch per Email auf die eine oder andere Weise genutzt.
Inzwischen hat diese Art der Nachrichtenversendung den guten alten Brief
weitestgehend verdrängt. Dies nicht nur im privaten Bereich, sondern auch in der
Geschäftskorrespondenz.
Leider haben sich hier viele Unarten eingeschlichen, die einen effektiven
Nachrichtenaustausch behindern oder zu mindestens komplizierter gestalten.
Unserer Meinung nach resultiert dies daraus, dass für die Meisten das Schreiben
und das Beantworten von Emails eine Form des interaktiven
Informationsaustausches ist. Gerade das leichtgemachte Beantworten und spontane,
blitzschnelle Erwidern von Emails suggeriert eine Form der Unterhaltung.
Oft wird jedoch dabei vergessen, dass hier eben keine echte Interaktion
möglich ist, da die Gegenseite mit ihrer Mimik & Gestik oder auch ihrer
Intonation gar nicht erkennbar ist. Ausgehend von den gängigsten
Kommunikationsmodellen gibt es, gerade im elektronischen Verkehr, mehrere
Möglichkeiten der Missverständnisse und Störungen sowohl auf der Seite des
„Senders“ als auch des „Empfängers“.
Für einen nutzbringenden Einsatz der Email, gerade auch in der
Geschäftskorrespondenz, müssten einige Grundregeln her. Welche sollten das sein?
Hier einige Guidelines für den Email-Verkehr:

(1) Benennung eines konkreten Adressaten.
Gerade Email bietet die Möglichkeit Informationen an ganze Gruppen und
Verteiler zu senden. Dies ist sehr praktisch, doch birgt es die Gefahr, dass
sich keiner direkt angesprochen fühlt. Wird eine Gruppe angesprochen, empfehlen
wir entweder einen gezielten Ansprechpartner zu benennen oder eine Person für
die Weiterleitung an den „richtigen“ Empfänger verantwortlich machen.

(2) Konkret sein!
Konkrete Benennung des Problems bzw. der Handlungsempfehlung. Wir empfehlen
komplizierte Schachtelsätze zu vermeiden. Absätze bieten sehr gute
Gliederungsmöglichkeiten. Screenshots und Diagramme sagen oft mehr als tausend
Worte.

(3) Gezieltes Fragen/ gezielte Information
Um gezielte Fragen zu stellen oder gezielte Informationen zu verbreiten ist
es wichtig genau zu beurteilen, wieviel Hintergundwissen der Adressat bereits
besitzt. Man sollte sich dazu die folgenden Fragen stellen: Was brauche ich
selber an Informationen, um das Problem zu erfassen, die Handlungsempfehlung
nachzuvollziehen bzw. hinreichend informiert zu sein?

(4) Ein-Wort Sätze vermeiden
Im Gegensatz zu einem Gespräch, in dem der Gegenüber die eigene Mimik
interpretieren und verstehen kann, sollten gerade Emotionen, wenn nicht
vermieden, dann doch genau beschrieben werden. Ein allein stehendes „Super!“
kann aufbauend gemeint sein, vom Empfänger allerdings auch als äußerst ironisch
gelesen werden.

(5) Interpunktion beachten
Übertriebene Interpunktion sollte vermieden werden, denn können beispielweise
drei Fragezeichen als fordend oder drei Ausrufezeichen als drohend interpretiert
werden. Kommata dienen als gute Gliederung innerhalb eines Absatzes.

(6) Verzicht von Smilys und Abkürzungen
Smileys und Internetabkürzungen mögen in einem Chat nützlich sein, haben
dennoch in einer Geschäftskorrespondenz nichts zu suchen. Hier kann man nicht
voraussetzen, dass der Empfänger die Abkürzungen kennt, noch dass der
Emailclient die Smileys korrekt darstellen kann.

(7) Ironie vermeiden
Ironie erfordert viel Geschick in der Wortwahl und im Ausdruck. Ironie falsch
angewandt kann, unserer Meinung nach, schnell als Sarkasmus interpertiert
werden. Wie soll beispielsweise eine Belobigung im ironischen Stil gelesen
werden? Meint der Sender das Lob nun ernst oder nicht? Das Problem ist, dass der
Sender hierbei voraussetzt, dass der Empfänger ihn gut genug kennt und richtig
versteht.

(8) Weitestgehender Verzicht von missverständlichen Emotionen oder
Wertungen
Auf emotionsgeladene Worte sollte verzichtet werden. Auf Sätze, die eine
Wertung der eigenen Intelligenz, beispielsweise: „Bin ich blöd, oder was?“
gehören nicht in eine Email.

(9) Keine Vorkenntnisse des Empfängers voraussetzen
Oftmals wird das Hintegrundwissen des Empfängers vom Absender überschätzt.
Eine Email, besonders wenn es sich um eine Problembeschreibung handelt, sollte
insofern vollständig sein, dass sie eine detailierte Beschreibung der Situation
enthält, dazu gehören Informationen, die es dem anderen möglich machen das
Problem nachzustellen, am besten ohne, weitere Fragen stellen zu müssen.

(10) Persönliche Verbindung im Geschäftsverkehr negieren
Am einfachsten scheint es uns, so zu tun, als würde man den Gegenüber nicht
kennen. Im Gegensatz zu einer Unterhaltung, in der der Gegenüber zusätzliche
Sensoren nutzen kann, zum Beispiel Augenkontakt oder akustische Merkmale wie
Pausen, haben wir in einer Email nur unsere Worte. Um so mehr wir diese benutzen
und, um so weniger wir vorsausetzen auch ohne Worte verstanden zu werden, um so
unmissverständlicher wird unsere Koresspondenz werden.

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Rückholung von Expats aus Krisengebieten

Aufgrund aktueller Themen  und Diskussionen auf dem Gebiet des Arbeits- und Personalrechts veröffentliche ich hier mein Exzerpt aus Gelesenem.

Grundsätzlich sollte vor einer Auslandstätigkeit zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer ein sogenannter Entsendevertrag geschlossen werden. Darin sind ist die maßgeblichen Regelungen für den Auslandsaufenthalt enthalten. Wesentlich dabei ist unter anderem, ob das deutsche Arbeitsverhältnis während des Auslandsaufenthalts ruht oder es fortbesteht Das ist zum Beispiel bei der vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses wichtig. Bei ruhendem deutschen Arbeitsverhältnisses während des Auslandsaufenthaltes, lebt es wieder auf, sobald der Arbeitnehmer wieder in Deutschland ist. Er hat dann wohl auch einen einklagbaren Anspruch auf die Tätigkeit, die er vor dem Auslandsaufenthalt inne hatte. Sollte der Arbeitgeber ihn nicht beschäftigen können, ist die Vergütung trotzdem weiter zu zahlen, da sich der Arbeitgeber dann im Annahmeverzug befindet.

In diesen Entsendeverträgen sind auch die Rückholmodalitäten zu vereinbaren. Darin sind dann die Voraussetzungen geregelt, unter denen der Arbeitnehmer zurückgeholt werden darf bzw. auch, unter welchen Voraussetzungen sogar ein Anspruch auf Rückholung besteht. Rückholpflichten bestehen unter anderem bei Naturkatastrophen und auch bei der Gefährdung des Arbeitnehmers an Leib und Leben. Dazu lässt sich auch eine entsprechende Verpflichtung dem § 2 Abs. 2 NachweisG entnehmen.

Im Rahmen dieser Vereinbarungen sollte auch eine Regelung zu der Kostentragung getroffen werden. Grundsätzlich betrifft dieses nur den Arbeitnehmer selbst, da auch nur mit ihm das Arbeitsverhältnis besteht. Es können in einem solchen Entsendevertrag aber auch Modalitäten zur Rückholung und Kostentragungen für Familienmitglieder vereinbart werden. Wird der Arbeitnehmer, trotz Verpflichtung seitens des Arbeitgebers, nicht zurückgeholt, ist die Vergütung weiter zu zahlen, ohne dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss. Darüber hinaus kann der Arbeitnehmer auch Schadensersatz- und Schmerzensgeldansprüche geltend machen.

Ist jedoch vor Beginn der Auslandstätigkeit ein solcher Entsendevertrag nicht abgeschlossen worden, so lässt sich aus der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers für seinen Arbeitnehmer eine entsprechende Nebenpflicht herleiten. Dabei ist ein Bezug auf § 618 BGB möglich, wonach die Arbeitstätigkeit so zu gestalten ist, dass der Arbeitnehmer vor Gefahren für Leben und Gesundheit geschützt ist. Sofern sich eine solche Gefahr jedoch nicht aus der Arbeitstätigkeit selbst, sondern sich durch äußere Umstände ergibt, enthält diese Vorschrift keine eindeutige Regelung.

Bein derartigen Rückholungen sind auch die sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften zu beachten. Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob

a) deutsche Regelungen aufgrund der Ausstrahlung oder entsprechender sozialversicherungsrechtlicher Abkommen fortdauernd gelten    oder ob

b) entsprechendes ausländisches Recht Anwendung findet.

Für den ersten Fall ändert sich nichts, da die deutschen Versicherungen unverändert fortbestehen. Sofern eine freiwillige gesetzliche Krankenversicherung als Anwartschaft mit ruhendem Leistungsanspruch abgeschlossen wurde, ist diese durch Anzeige der Rückkehr gegenüber der Krankenkasse in eine Vollmitgliedschaft umzuwandeln.

Bei der zweiten Konstellation ist zu prüfen, ob mit der Rückkehr nach Deutschland ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis vorliegt. Problematisch dürfte hier sein, ob, im Hinblick auf die Pflichtversicherungsgrenze, eine gesetzliche Krankenversicherung möglich ist. Ist die letzte vorherige Krankenversicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse ist dieses möglich. Andernfalls, also, wenn für die Dauer des Auslandsaufenthalts eine private Krankenversicherung abgeschlossen wurde bleibt nur die Fortsetzung der privaten Krankenversicherung.

Soweit mein Ausblick zu den von mir gelesenen Artikeln. Die Kollegen, die damit beruflich zu tun haben, vielleicht nichts Neues, aber für den einen oder anderen möglicherweise ein wenig erhellend.

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